Ricevuta l’istanza di conciliazione, l’organismo designa il mediatore che in base all’oggetto della domanda, risulti più idoneo a risolvere la specifica controversia anche in relazione alla specifica area di competenza professionale .
Le parti hanno la possibilità di scegliere di comune accordo ed indicare il mediatore tra quelli accreditati presso l’organismo adito.
L’organismo fissa il primo incontro tra le parti, assistite o meno dai propri legali, dinanzi al mediatore entro 15 giorni dal deposito della domanda.
L’organismo invia tempestiva comunicazione della domanda con la data del primo incontro all’altra parte con ogni mezzo idoneo ad assicurare la ricezione.
In caso di mancata partecipazione di una delle parti senza giustificato motivo al procedimento di mediazione, il giudice può desumerne argomenti di prova nel successivo giudizio.
La procedura di mediazione si svolge senza specifiche formalità.
Il mediatore accoglie le parti e gli eventuali avvocati chiarendo il suo ruolo di terzo imparziale e neutrale nonché le finalità e lo svolgimento del procedimento conciliativo.
Le parti espongono il fatto e le proprie richieste al mediatore sia congiuntamente che singolarmente ovvero in sessioni separate.
Le informazioni esposte al mediatore durante le sessioni private sono e rimangono confidenziali e non sono rivelate alla controparte salva autorizzazione sottoscritta.
In caso di accordo, il mediatore forma processo verbale a cui va allegato il testo dell’accordo.
Il verbale deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore che certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti.
L’accordo sottoscritto è su istanza di parte omologato dal giudice del circondario dove ha sede l’organismo e acquista in tal modo efficacia esecutiva.
In caso di mancato accordo, il mediatore può formulare una proposta di conciliazione di propria iniziativa e/o su richiesta concorde di entrambe le parti.
La proposta è comunicata per iscritto alle parti, le quali hanno 7 giorni di tempo per accettarla o rifiutarla.
Il silenzio delle parti vale come rifiuto della proposta.
A seguito di fallimento della conciliazione, il mediatore forma processo verbale con o senza l’indicazione della proposta a seconda se essa sia stata formulata o meno.
Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore.
Nei casi di cui all’articolo 5, comma 1, del D.Lgv. 4 marzo 2010 n. 28, ovvero nei casi in cui il tentativo di conciliazione sia obbligatorio, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione redigendo il verbale di mancata partecipazione e del mancato accordo, con successivo rilascio da parte dell’organismo, dell’attestato di conclusione del procedimento, utile ai fini dell’eventuale successivo giudizio da proporsi dinanzi il Tribunale competente.